วันอังคารที่ 20 เมษายน พ.ศ. 2553

crocodoc l ทำงานพร้อมกันมัน(ดี)กว่าเยอะ!


crocodoc l ทำงานพร้อมกันมัน(ดี)กว่าเยอะ!
ต้องยอมรับว่าการร่วมกันทำงานผ่านออนไลน์ทุกวันนี้ ถึงแม้จะรวดเร็ว ฉับไว แต่ก็ยังต้องอาศัยหลายขั้นตอนกว่าจะได้งานที่สมบูรณ์แบบ และขั้นตอนมากมายที่ว่านั้นกลับเป็นขั้นตอนของการส่งอีเมล์ที่ทำซ้ำๆ ไปมา เริ่มจากการที่คนใดคนหนึ่งทำงานเสร็จจึงส่งอีเมล์ พร้อมแนบไฟล์ให้ผู้รับ เมื่อผู้รับเปิดเมล์จึงดาวน์โหลดไฟล์ อ่านงานจดหมด จากนั้นก็จะต้องจดบันทึกสิ่งที่ต้องการ หรือทำการแก้ไขในไฟล์เอกสารแล้วจึงส่งอีเมล์กลับไปให้ต้นทางอีกครั้ง และหากสงสัยในสิ่งที่จะต้องแก้ไข จึงจะต้องใช้ไม้ตายสุดท้าย คือ โทรคุย หรือกระทั่งนัดเจอกัน

แต่ตอนนี้มีเว็บไซต์ดีๆ ใช้งานง่ายๆ ที่จะช่วยให้คุณทำงานพร้อมกับเพื่อนได้ทุกที่ ไม่เปลืองกระดาษ และเหลือเวลาไปทำอะไรๆ ที่มีคุณค่าต่อโลกใบนี้ได้อีกเพียบ

crocodoc.com คือ เว็บไซต์ที่จะช่วยให้คุณทำงานร่วมกับเพื่อนพร้อมๆ กัน ผ่านหน้าต่างเว็บเดียว คุณสามารถไฮไลท์จุดที่ต้องการแก้ไข พร้อมกับเขียนคำอธิบายอย่างละเอียด โดยที่อีกฝ่าย (ที่ออนไลน์หน้าต่างเว็บเดียวกัน) จะได้เห็นข้อความนั้นทันที ทั้งยังสามารถดาวน์โหลดไฟล์ที่เต็มไปด้วยจุดที่คอมเมนต์อย่างละเอียดเป็นไฟล์ PDF เพื่ออ้างอิงทีหลังได้อีกด้วย



อาจกล่าวได้ว่าคอลัมน์ Webware ของเราได้เคยนำเสนอเว็บไซต์ที่มีความสามารถคล้ายคลึงกันนี้มาแล้ว อาทิ ShowDocument l ปรึกษางานออนไลน์แบบเรียลไทม์ และ Useapollo l คอมเมนต์งานออนไลน์ ดีลงานได้คล่องตัว แต่ดูเหมือนว่า crocodoc ก็ยังมีจุดเด่นที่น่าสนใจจนจะต้องนำมารีวิวให้รู้จักกันในวงกว้าง โดยเฉพาะการใช้งานเป็นภาษาไทย ถือว่าทำได้ดีจนเป็นที่น่าพอใจ

วิดีโอสาธิตการใช้งาน crocodoc




จุดเด่นของ crocodoc

1. ใช้งานได้ฟรี ไม่ต้องลงโปรแกรม ไม่ต้องสมัครสมาชิก

2. หน้าตาเมนูที่สวยงาม เรียบง่าย ทำให้รู้สึกว่าใช้งานได้ง่ายกว่า เหมือนกับการเปิดชมเอกสารผ่านโปรแกรม Acrobat Reader ที่คุ้นเคย

3. มีฟีเจอร์แสดงจุดต่างๆ ที่แก้ไขในเอกสารได้ทั้งหมด (Annotations) และเรียงลำดับก่อนหลังตามหน้ากระดาษแต่ละหน้า ทำให้ไล่ดูทุกจุดที่ต้องแก้ไขได้อย่างละเอียดครบถ้วน

4. ปากกาไฮไลท์มีหลายสี ใช้งานควบคู่ไปกับการจดโน้ตเพื่อเขียนคอมเม้นต์ หรืออธิบายจุดที่ต้องการจะให้แก้ไขได้ โดยคุณสามารถกำหนดกับเพื่อนร่วมงานโดยระบุว่าถ้าไฮไลท์ด้วยสีเขียวแปลว่าสะกดผิด สีเหลืองหมายถึงใช้คำไม่สละสลวย หรือสีชมพูเป็นการใช้คำกำกวม เป็นต้น

5. สามารถนำเอกสารไปติดที่เว็บไซต์ได้ ด้วยการแปะโค้ดสั้นๆ (Embeded Code) โดยใช้คำสั่งนี้

http://crocodoc.com/demo?embedded=true
http://crocodoc.com/view/?sessionId={sessionId}&embedded=true

เตรียมพร้อมคอมพิวเตอร์ก่อนใช้งาน crocodoc

ไม่ต้องลงโปรแกรมใดๆ เพราะ crocodoc ทำงานได้บนเว็บเบราว์เซอร์ ได้แก่ อินเทอร์เน็ต เอ็กซ์ พลอเรอร์ 6 ขึ้นไป กูเกิล โครม ซาฟารี และไฟร์ฟอกซ์

เตรียมไฟล์เอกสารเพื่อใช้งาน crocodoc

ไฟล์เอกสารที่ crocodoc รองรับได้แก่ Microsoft Word (*.doc), Microsoft PowerPoint (*.ppt), PDF,ไฟล์ภาพ (PNG,JPG), และที่อยู่เว็บไซต์ (ทำการจับภาพหน้าจอของเว็บนั้นๆ มาแสดง)

วิธีการใช้งาน crocodoc

1. คลิกที่นี่ โดยไม่ต้องสมัครสมาชิกแต่อย่างใด (แต่ถ้าสมัครก็จะทำให้เก็บเอกสารที่เคยประชุมออนไลน์ไว้ที่เมนู My Document ได้ (พื้นที่เก็บ 20 เมกะไบต์)) หรือจะเลือกบันทึกลิงก์ของเอกสารนั้นๆ เก็บไว้เป็นเว็บโปรด เพื่อเข้าไปดูหรือแก้ไขในภายหลังได้ (หรือทดลองใช้งานเอกสารที่มีไว้ให้ทดลองใช้ที่นี่ http://crocodoc.com/demo)

2. รออัปโหลดและแปลงเอกสารสักพัก จะพบกับหน้าจอแสดงเอกสาร และเครื่องมือที่คล้ายกับโปรแกรม PDF และ WORD ผสมกัน พร้อมให้คุณแก้ไขได้ทันที



3. คลิกที่เครื่องมือต่างๆ เพื่อแก้ไขไฟล์งานแต่ละจุด (ตัวอย่างเป็นการแก้ไขเอกสารบทความ Flixtime l เสกคลิปวิดีโอแจ่มๆ ได้ง่ายกว่าที่คิด! ซึ่งอยู่ในรูปแบบไฟล์เวิร์ด (Word)) อาทิ

เพิ่มโน้ต



ไฮไลท์ข้อความแต่ละประโยค (ถ้าไฟล์ต้นฉบับเป็นรูปภาพจะไม่สามารถใช้ฟีเจอร์นี้ได้ เพราะไม่อ่านตัวอักษรในภาพได้)


วาดรูปหรือวงกลมจุดที่ไม่ต้องการได้ พิมพ์ข้อความใหม่ เพื่อแสดงคำแก้ไขแล้วในแต่ละข้อความได้



ขีดค่าทำที่ไม่ต้องการได้



นอกจากนี้ crocodoc ยังสามารถ

- สามารถค้นคำที่ต้องการซึ่งอยู่ตำแหน่งใดๆ ในเอกสารได้ (ทั้งภาษาไทยและอังกฤษ)



- กดปุ่ม Share เพื่อส่งอีเมล์ หรือ ลิงก์ที่อยู่ของหน้าต่างนี้ให้เพื่อนเพื่อเข้ามาร่วมกันชมและแก้ไขงานไปพร้อมๆ กัน


- ทุกครั้งที่เพิ่มการแก้ไขจุดใดๆ จะมีการเก็บข้อมูลไว้ที่กล่อง Anotation มุมขวาล่าง

- เมื่อแก้ไขพร้อมกันเสร็จแล้ว กดปุ่ม Export > Download File เพื่อดาวน์โหลดเอกสารที่มีการระบุจุดที่ต้องแก้ไขเอาไว้ไปอ้างอิงทีหลังได้ โดยไฟล์นั้นจะอยู่ในรูปแบบของไฟล์ PDF ได้



ใครบ้างที่เหมาะจะใช้งานแก้ไขเอกสารออนไลน์ด้วย crocodoc

* นักเรียน นักศึกษา เมื่อต้องการระดมสมองทำงานวิจัย หรือวิทยานิพนธ์เป็นกลุ่มๆ
* นักดนตรี นักแต่งเพลง ร่วมออกแบบโน้ตเพลง และเนื้อร้องไปพร้อมๆ กัน
* บริษัทคู่ค้าร่ายย่อย สามารถส่งเอกสารปรู๊ฟให้ตรวจก่อนเซ็นสัญญาจริงภายหลัง
ฯลฯ

ข้อดี

1. หน้าต่างชมเอกสารมีฟีเจอร์คล้ายกับการเปิดชมเอกสาร PDF ผ่านโปรแกรมอโดบี อโครแบต รีดเดอร์ (Adobe Acrobat Reader) เช่น ซูมข้อความ เข้าออกในบางจุด ปรับขนาดตัวอักษรสูงสุด 300% ค้นหาคำต่าง ๆที่อยู่ในเอกสารได้ ซึ่งหลายคนคุ้นเคยอยู่แล้ว ทำให้ใช้งานได้เร็วและง่ายขึ้น

2. สามารถใช้งานภาษาไทยได้เป็นอย่างดี ทั้งการเพิ่มโน้ต พิมพ์ข้อความแก้ไข ค้นหาคำศัพท์ภาษาไทยในเอกสารได้ และเมื่อบันทึกการแก้ไขทั้งหมดลงเครื่องในรูปแบบของไฟล์ PDF ต้นฉบับที่เป็นภาษาไทยยังคงอ่านภาษาไทยได้เหมือนเดิม ทั้งยังสามารถกดดูรายละเอียดทุกจุดที่เพิ่มโน้ตหรือที่ต้องการแก้ไขได้ทั้งหมด เหมือนกับที่เราใส่ข้อมูลไว้บนเว็บไซต์ก่อนหน้านี้

3. มีระบบช่วยเหลือหากมีปัญหาการใช้งาน โดยสามารถคุยกับทีมงานได้ผ่านหน้าต่างแชตได้ทันที

ข้อเสีย

1. ขาดหน้าต่างแชต ดังนั้นจึงอาจจะต้องออนไลน์โปรแกรมสนทนาแบบเห็นหน้าและเสียงอย่าง MSN ควบคู่กันไปด้วย
2. ฟังก์ชันการ ไฮไลท์ ขีดค่า หากทำกับภาษาไทยคำสั้นๆ อาจจะทำได้ไม่ดีเท่าที่ควร (มักจะไฮไลท์เกินคำที่ต้องการ) แต่ภาษาอังกฤษสามารถทำงานได้แบบไร้ปัญหา

สรุป

แนวคิดการทำงานออนไลน์ร่วมกันแบบเรียลไทม์กับเพื่อนที่อยู่กันคนละมุมโลกนี้ กำลังจะเป็นสิ่งที่อำนวยความสะดวกมหาศาลและทำให้เกิดบรรยากาศของออฟฟิศเคลื่อนที่ (Mobile Office) ได้อย่างแท้จริงๆ และคงปฏิเสธไม่ได้ว่าเว็บไซต์เหล่านี้เป็นแรงผลักดันให้ไมโครซอฟ์ ออฟฟิศ เตรียมบรรจุความสามารถในการทำงานเอกสารออนไลน์ลงไปในโปรแกรม ออฟฟิศ 2010 ของตนด้วย

อย่างไรก็ดี หากคุณต้องการมั่นใจว่าการใช้งาน crocodoc กับไฟล์งานที่เป็นความลับของบริษัท แนะนำว่าให้อัปเกรดเป็นเวอร์ชันโปร ที่มีค่าใช้จ่าย (อ่านรายละเอียดได้ที่นี่) แต่จะมั่นใจได้ว่าเอกสารที่คุณอัปโหลดขึ้นไปจะถูกเข้ารหัสด้วย SSL (Secure Sockets Layer) แบบเดียวกับที่ใช้ในระบบของการช้อปปิ้งสินค้าออนไลน์ หรือการทำธุรกรรมของธนาคารแบบออนไลน์ และป้องกันด้วยไฟร์วอล์อีกชั้นหนึ่ง จึงมั่นใจได้ว่าการทำงานของคุณจะราบรื่น และปลอดภัยอย่างแน่นอน

เกร็ดเล็กเกร็ดน้อยเกี่ยวกับ crocodoc

ผู้ร่วมก่อตั้ง crocodoc เป็นทีมงานหัวกระทิจากมหาวิทยาลัย MIT หรือ Massachusetts Institute of Technology ซึ่งมีผลงานคล้ายกัน ก่อนหน้านี้ คือ webnotes.net ซึ่งเน้นใช้งานในหมู่ผู้คณาจารย์และนักศึกษา แต่สำหรับ crocodoc เน้นกลุ่มคนทั่วไป

สำหรับนักพัฒนาเว็บไซต์ สามารถส่งอีเมล์ไปที่ contact@crocodoc.com เพื่อขอรหัสผ่าน API แล้วนำฟีเจอร์การแก้เอกสารออนไลน์ไปใส่ในเว็บไซต์ของตัวเองได้ อ่านข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่นี่ http://crocodoc.com/api/